Wirtualny urzędnik jako sposób na nową jakość w obsłudze mieszkańców

Cyfryzacja wkracza w różne aspekty naszego funkcjonowania w życiu codziennym. Innowacyjne funkcje nie omijają także samorządów lokalnych. Coraz częściej samorządy posiadają konta w mediach społecznościowych oraz umożliwiają szybkie połączenie telefoniczne za pośrednictwem infolinii czy internetowego chatu. Porozumienie się za pośrednictwem internetu z odpowiednią placówką pozwala na lepsze przygotowanie do wizyty w urzędzie, skompletowanie niezbędnych dokumentów czy nawet uniknięcie wizyty i załatwienie wszystkiego za sprawą platform E-urzędu i zaufanego podpisu. Instytucje państwowe ciągle pracują nad polepszaniem jakości obsługi, dzięki czemu wprowadzają coraz to nowsze rozwiązania. Jednym z nich jest instytucja wirtualnego urzędnika, który prowadzi petenta krok po kroku, przez obszar wskazanych przez niego zagadnień. Takie rozwiązania zakładają poprawę jakości współpracy na linii urząd-obywatel, czy urząd-przedsiębiorca, pomagając również osobom chcącym założyć lub aktualnie prowadzącym już własną działalność.

Jak skorzystać z wirtualnego urzędnika?

Wystarczy, że znajdziemy się na stronie urzędu, który wdrożył platformę Wirtualnego Urzędnika. Niekiedy okienko z wirtualnym „asystentem” może pojawić się od razu po wejściu na stronę lub gdy klikniemy odpowiedni przycisk podpisany np. „UZRĘDNIK ONLINE”. Aby skorzystać z usługi nie musimy się logować ani podawać swoich danych. Wystarczy zadać pytanie o sprawę, która nas interesuje. Jeśli dokładnie nie wiemy o co chcemy spytać, możemy wpisać nawet krótką, ogólną frazę. Możemy wybrać opcję, aby program przeczytał nam głosową wersję odpowiedzi, wydrukować ją albo odesłać na maila. Można zadać samodzielnie pytanie lub skorzystać z listy gotowych, najczęściej wyszukiwanych tematów.

O jakie sprawy możemy zapytać za pośrednictwem wirtualnego urzędnika?

W zależności na jakim szczeblu zadajemy pytania czy za pośrednictwem strony lokalnej czy ogólnokrajowej, wirtualny urzędnik pozwala znaleźć odpowiedz na wiele nurtujących pytań w zakresie: wydawania dowodów osobistych, uiszczania niezbędnych podatków, zakładania firmy, kosztów założenia firmy, złożenia wniosku CEIDG, wniosków o 500+, becikowego, wniosków o przyznanie Karty Dużej Rodziny, rejestracji pojazdu, zameldowania, rejestru wyborców, komunikacji miejskiej, zadań i uprawnień straży miejskiej, adresów poszczególnych instytucji typu ZUS, PUP, komenda policji oraz wiele innych. Zadawane pytania mogą być bardzo ogólne, urzędnik dopyta nas o szczegóły, aby lepiej dopasować swoją odpowiedź.

Korzyści dla mieszkańców

• Za pośrednictwem urzędnika możliwa jest również obsługa osób posługujących się językiem migowym i językiem angielskim.
• Wirtualny urzędnik jest dostępny w każdym miejscu i czasie – 24h/dobę, 7 dni w tygodniu.
• Możliwość łatwej nawigacji na stronie miasta, gminy, powiatu itd. Na tego typu stronach znajduje się zazwyczaj dużo informacji i nie wszyscy mieszkańcy potrafią znaleźć sprawnie odpowiedź na nurtujące ich pytania, wirtualny urzędnik znajdzie ją w kilka sekund.
• System oferuje konkretną odpowiedź lub odsyła mieszkańca do konkretnego miejsca w serwisie. Ponadto urzędnik online, może podesłać linki do podobnych kwestii/zapytań.
• Według statystyk wirtualny urzędnik obsługuje średnio dziennie 88 osób, to potencjalnie o 88 interesantów mniej do obsłużenia osobiście.
• Wirtualny urzędnik https://www.comarch.pl/administracja-publiczna/produkty/platforma-comarch-e-urzad/ udziela szybkich odpowiedzi, posiada szeroką bazę danych, dotyczącą wszystkich spraw załatwianych za pośrednictwem danego urzędu.